گروه سیستم ها و روشها

گروه سیستم‌ها و روش‌ها، به عنوان بازوی اجرایی مدیریت تحول اداری و مغز متفکر سازمان جهت گذار از مدیریت سنتی به سمت مدیریت هوشمند و فرآیند محور می‌باشد. این گروه متولی اصلی استانداردسازی، بازمهندسی و پایش مستمر جریان‌های کاری در تمامی معاونت‌ها و زیرمجموعه‌های دانشگاه است تا اطمینان حاصل شود که تمامی فعالیت‌ها در راستای اهداف استراتژیک و با کمترین اتلاف منابع انجام می‌پذیرد.

• با استناد به ردیف 2 بند الف ماده 105 و همچنین بند پ ماده 107 قانون برنامه هفتم پیشرفت کشور و به منظور تحقق بند 12 سیاست های کلی نظام اداری ابلاغی مقام معظم رهبری و در اجرای ماده 36 قانون مدیریت خدمات کشوری، موضوع نوین سازی و ایجاد تحول در نظام اداری شرایطی را بوجود آورده است که با بهره گیری از تکنیک ها و ابزارهای مدیریتی روند رشد و ارتقاء این مهم سریعتر محقق می گردد. هدف از هوشمندسازی سامانه ها، بهبود فرآیندها و روش های انجام کار،کاهش هزینه ها، کوتاه شدن زمان و مراحل انجام کار، تسهیل و تسریع در انجام امور، استفاده از فن آوری اطلاعات، رضایتمندی ارباب رجوع و ایجاد ارزش افزوده می باشد.

   

مأموریت اصلی این گروه در چهار محور بنیادین خلاصه می‌گردد:

• مهندسی و بهینه‌سازی فرآیندها: شناسایی، ترسیم، بازمهندسی و ساده‌سازی فرآیندهای پیچیده جهت حذف مراحل زائد و کاهش زمان پاسخگویی
• استانداردسازی و مستندسازی: تدوین و ترویج متدولوژی‌های یکسان برای مدیریت پروژه‌ها، فرآیندها و سیستم‌های اطلاعاتی جهت جلوگیری از پراکندگی و موازی‌کاری.
• پایش و مدیریت عملکرد: استقرار شاخص‌های کلیدی عملکرد و ایجاد پلتفرم‌های نظارتی جهت تبدیل داده‌های خام سازمانی به اطلاعات راهبردی برای تصمیم‌گیری مدیران
• مدیریت بهره وری :بهره وری نظامی است که در آن خدمات، به صورت کارا و اثربخش به مخاطبین ارائه شده و منابع به نحوی بهینه به نیازها تخصیص می یابد. بهره وری در کنار ارتقای عدالت اجتماعی، کیفیت زندگی و مشارکت مردمی یکی از اسناد بالادستی کشور محسوب می شود. از جمله فواید بهره وری، دستیابی به رشد پایدار اقتصادی، افزایش اشتغال  و کاهش بیکاری و افزایش رفاه اجتماعی است.
  با عنایت به ابلاغ مصوبه طرح نظام ملی بهره وری، مصوب شورای عالی راهبردی برنامه هفتم پیشرفت و ابلاغی معاون اول محترم ریاست جمهور به شماره 31908/63959 مورخ 27/02/1404 به استناد  بند (1) سیاست های کلی برنامه پنج ساله  هفتم پیشرفت مصوب مقام معظم رهبری ابلاغی 1401/06/20 به منظور استقرار کامل نظام بهره وری تصویب گردید.

شرح  وظایف واحد سیستم ها و روشها و  هوشمند سازی فرآیندها

• تعیین اعضاء گروه هدف هوشمندسازی فرآیندها جهت ایجاد ساختار اجرایی  بر اساس دستورالعملهای هوشمندسازی فرآیندها ابلاغی مبادی زیربط و نظارت برتشکیل کارگروه تیم بهبود  در واحدهای مربوطه  
• هماهنگی و مکاتبات لازم با گروه هدف جهت اطلاع از مراحل اجرای شیوه نامه ابلاغی و   فراهم آوردن زمینه  اصلاح ، بهبود ، هوشمند سازی و مکانیزه سازی  فرآیندها از طریق  مدیریت کار و توانمندسازی کارکنان و ارائه مشاوره های کارشناسی با هدف افزایش شفافیت ، سرعت و کیفیت اجرای فرآیندها در جهت بالابردن  سرعت وکیفیت  خدمات 
• برگزاری کارگاهها و دوره های آموزشی متناوب و دوره ای مدیریت وهوشمندسازی فرآیندها بر اساس دستورالعملهای ابلاغی بالا دستی و براساس  نرم افزارهای مربوطه ابلاغی مبادی زیربط.
• تشکیل کمیته و کارگروههای دوره ای هوشمند سازی و منظم اصلاح و بهبود فرآیندها به منظور بررسی مشکلات و نقصان ها و  هماهنگی ها ومکاتبات  لازم جهت اجرای اقدامات اصلاحی و ارائه پیشنهاد طرح‌های اجرایی در زمینه بهبود روش‌های انجام کار و مشارکت در پیاده‌سازی آن
• بررسی،تجزیه تحلیل و آسیب شناسی و نظارت بر فرآیندهای اصلاح شده و بررسی وضع موجود و برگزاری جلسات بازبینی دوره ای  و ارائه گزارشات به مبادی زیربط و ناظر برنامه
• تایید برنامه اصلاح و بهبود فرآیندها براساس فناوری های نوین و ارائه و بررسی  پیشنهادهای مربوطه درجلسات دوره ای و جمع بندی و مستندسازی ابری
• جمع بندی و تدوین  گزارشات اصلاح فرآیندها و نتایج بدست آمده طبق برنامه های زمانبندی و دستورالعملهای ابلاغی مبادی زیربط